- Het vervaardigen van een conceptbegroting van de kosten en opbrengsten van de Vereniging voor het komende boekjaar en het berekenen van de daaruit voortvloeiende door de leden verschuldigde bijdrage(n) conform de verdeelsleutel uit de Akte van Splitsing. De inpassing van de technische begroting zal worden verzorgd door de technisch beheerder. Dit kan eventueel plaatsvinden in overleg met de (overige) bestuursleden.
- Het verzorgen van de administratie en incasso van de voorschot- en definitieve bijdragen en eventuele andersoortige schulden.
- Het signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betaling van deze bijdrage(n) en indien nodig nemen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers (volgens vergaderbesluit incasso mandaat), eventueel in overleg met het bestuur.
- Het beantwoorden van vragen van leden omtrent de te betalen bijdragen.
- Het beheren en administreren van de ten name van de Vereniging staande bankrekening(en) inclusief het beheer van de reservegelden, eventueel in overleg met het bestuur.
- Het namens de Vereniging en ten laste van de bankrekening van de Vereniging betalen van alle gemeenschappelijke kosten en lasten van de Vereniging en de administratieve verwerking van de nota's.
- Het vervaardigen van de jaarstukken van de Vereniging over het verstreken boekjaar bestaande uit de exploitatierekening en de balans per ultimo van het betreffende boekjaar, aangevende het overzicht van activa en passiva.
- Het toezenden of ter hand stellen van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie en het - tijdens kantooruren verstrekken van nadere informatie hieromtrent. De jaarstukken worden standaard voorzien van een kascontroletoelichting.
- Het met de betrokken leden eventueel verrekenen van het voordelig/nadelig exploitatiesaldo.
- Het bijhouden van de ledenadministratie en het verwerken van mutaties in het ledenbestand.
- Het desgewenst schriftelijk informeren van de voorzitter omtrent eigendomsoverdrachten in het complex.
- Het verzorgen van de mutatie in ons systeem en het schriftelijk verwelkomen en informeren van nieuwe leden over belanghebbende zaken, samengevat in een welkomstpakket. Hierin worden onder meer de volgende zaken beschreven:
- samenstelling en bereikbaarheid van het bestuur;
- toezending van laatste jaarstukken;
- laatste notulen;
- lopende begroting;
- reglementen indien nodig een kopie van de splitsingsakte;
- machtiging van automatisch incasso;
- mogelijkheden van extra diensten.
Ten behoeve van de extra werkzaamheden welke dienen te worden verricht in het kader van eigendomsoverdrachten, wordt door ons per eigendomsoverdracht een bedrag van € 69,50 exclusief BTW in rekening gebracht bij de betreffende verkoper en niet ten laste van de Vereniging van Eigenaars.
- Bij inschrijving van een lid en bij uitschrijving van een lid of bij activering van een VvE (bedrag per eigenaar) wordt een bedrag van € 69,50 exclusief BTW berekend.
- De zorg voor het voldoende verzekeren en voldoende verzekerd houden van het gebouwen-complex tegen schade als gevolg van brand en/of andere gevaren zoals omschreven in het Reglement van Splitsing alsmede een aparte verzekering voor de wettelijke aansprakelijkheid, welke kan ontstaan voor de Vereniging en voor de eigenaars als zodanig. De VVE Desk zal hiervoor zeer concurrerende offertes van de verzekeringsmaatschappijen aan de VvE aanbieden.
Eventueel inroepen van specialistische adviezen door derden zal aan de Vereniging worden doorbelast.
